Práce s nejrůznějšími dokumenty by se vždy měla řídit dle stanovených pravidel a nařízení dle jejich druhu. Obvykle se jedná o nelehký úkol. To se týká zejména těch v papírové formě. Zpracování digitálně uložených dat je v současnosti možné si výrazně ulehčit.

DMS/EDM systémy

Byly totiž vyvinuty systémy pro správu elektronických a digitálně převedených papírových dokumentů, tzv. DMS systémy (z anglického Document Management System), též označované jako EDM (Electronic Document Management), které v této oblasti zřetelně ulehčují život. Oplývají databázovým jádrem a slouží k řízení toků a správě elektronických dokumentů. Jsou dostupné buď jako komerční, nebo jako „open source“ technologie postavené na různých platformách.

Výhody

Těchto systémů na trhu existuje celá řada a jednotlivě se liší na základě dostupných funkcí i technologického řešení – jsou modulární, a tak jsou schopné se přizpůsobit snad každému požadavku. Nabízí zejména hlídání platnosti dokumentů, evidenci revizí a změn a různé možnosti propojení v závislosti na druhu a požadavcích na dokumenty.

Dále v nich lze provádět efektivní vyhledávání potřebných údajů, zvládají integraci všech možných informací i vzdálený přístup. Bývají založeny buď na své vlastní databázové struktuře, nebo využívají cloudy. Chlubí se nízkými pořizovacími i provozními náklady, a tedy vysokými úsporami pro uživatele.

Nároky na takový typický systém tvoří hlavně následující úkoly s dokumenty:

·         třídění a začleňování (včetně hromadného vkládání a ukládání),

·         správa verzí a revizí, dostupnost těch aktuálních a nejnovějších (automatické identifikátory),

·         dobrý přístup díky centralizovanému přístupu,

·         dohledatelnost i jinými způsoby, než pod kterými byl dokument uložen,

·         omezení přístupu neautorizovaných uživatelů,

·         řešení archivace a zálohy,

·         řízení toku dokumentů apod.